Instrukcja w sprawie dokumentacji kasowej i dowodów księgowych

1. Klasyfikacje dokumentów księgowych
Dokumentami podlegającymi księgowaniu oraz ewidencji prowadzonej przez służby finansowo - księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych są dokumenty zewnętrzne tzw. obce, dokumenty - dowody wewnętrzne tzw. własne. Dowodami zewnętrznymi będą wystawione przez kontrahentów: rachunki uproszczone - faktury - paragony, pokwitowania.
Dowodami - dokumentami wewnętrznymi będą:
- dowody kasowe.
- umowy,
- oświadczenia, tzw. dowody zastępcze

2. Cechy dowodów księgowych
Dowód stanowiący podstawę zapisów księgowych musi mieć cechy uzasadniające jego prawidłowość. Za prawidłowy uważany jest dowód wystawiony przez właściwą jednostkę i spełniający warunki określone w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości. Prawidłowy dowód księgowy stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera, co najmniej:
a) określenie rodzaju dowodu (np. rachunek uproszczony, faktura itp.)
b) określenie stron - wskazanie nazw firm ich dokładnych adresów
c) datę dokonanych operacji gospodarczych
d) opis - przedmiot operacji gospodarczych oraz -jej wartość
e) podpis wystawcy dowodu sprzedającego oraz osoby, która otrzymała składniki majątkowe.

3. Sporządzenie dowodów księgowych
Dowody księgowe, uzasadniające operacje gospodarcze, wystawiają zgodnie z kompetencjami upoważnione osoby. W oddziale Akcji Katolickiej osobami tymi są Prezes i Skarbnik.
Wystawione dowody księgowe uzasadniające operacje gospodarcze winny być zatwierdzone przez osoby uprawnione. W oddziałach Akcji Katolickiej osobami tymi są Prezesi oddziałów.

4. Rejestrowanie i segregowanie dokumentów
W celu zapewnienia kompletności pomiaru zdarzeń gospodarczych, w okresie obrachunkowo sprawozdawczym dokonujemy rejestracji dokumentów księgowych: zewnętrznych obcych jak i dowodów wewnętrznych własnych. Dokumenty zewnętrzne obce ujmujemy w tzw. rejestrze zakupu.

5.Gospodarka kasowa
1) Wszelkie obroty gotówkowe powinny by? udokumentowane dowodami kasowymi: wpłaty gotówki - własnymi, przychodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wpłaty gotówki.
2) Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki z kasy kasjer jest zobowiązany sprawdzić czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wpłat lub wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji.
3) W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat gotówki wyrażonych cyframi lub słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów wpłat gotówki i wystawienie prawidłowych dowodów do udokumentowania wpłat i wypłat gotówki.
4)Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych. podpisanych przynajmniej przez kasjera - skarbnika. Na dowodzie wpłat gotówki należy podać także pisaną słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i tytuł w płaty.
Dokument przychodowy KP - kasa przyjmie wypełniony w 3 egzemplarzach. Egzemplarz drugi, czyli 1 kopia stanowi dla wpłacającego pokwitowanie wpłaty gotówki. Oryginał dokumentu przychodowego KP dołączamy do sporządzonego raportu kasowego. Egzemplarz trzeci pozostaje w bloku formularzy.
5) Formularze przychodowych dowodów kasowych należy ponumerować, zachowując ciągłość numeracji w całym okresie roku sprawozdawczego.
6) Wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę a mianowicie:
- dowodów wpłat na własne rachunki bankowe i fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzić stempel bankowy na dowodzie wpłaty,
- rachunków - faktur
- własnych źródłowych dowodów np. wystawionych w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia
- jeżeli wypłaty gotówki nie mogą być udokumentowane źródłowymi dowodami kasowymi np. wypłaty wynagrodzeń nie podjętych w terminie na podstawie listy płac, dla udokumentowania rozchodu gotówki z kasy można stosować zastępcze dowody gotówki. Zaleca się stosowanie formularza powszechnego użytku - "Dowodu wpłaty" - KW,
- źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Osoby zobowiązane do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.
7) 1. Gotówkę wypłaca się osobie - instytucji wymienionej na rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym. w sposób trwały: długopisem. podając słownie jej kwotę i datę otrzymania oraz zamieszczając swój podpis.
2. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy tego dokumentu (np. z dowodu osobistego).
3. Dokument KW - kasa wypłaci wypełniony w 3 egzemplarzach. Egzemplarz drugi (1 kopia) jest dla odbierającego gotówkę dokumentem stwierdzającym pobranie gotówki. Oryginał dokumentu rozchodowego KW dołączamy do sporządzonego raportu kasowego. Egzemplarz trzeci pozostaje w bloku formularzy.
8) Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera - skarbnika. Zaleca się sporządzenie raportu kasowego na formularzach powszechnego użytku "Raport kasowy".
- Dowody wpłat i wypłat gotówki mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych.
- W razie posiadania przez jednostkę gotówki stanowiącej zagraniczne środki pieniężne, należy ją wpisać do odrębnego dla każdej waluty raportu kasowego lub odpowiednio wyodrębnić w raporcie sporządzonym dla gotówki w walucie polskiej.
- W razie, gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest niewielka, raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe, z tym, że należy sporządzać raport kasowy na koniec każdego miesiąca. Zapisy w raporcie kasowym sporządzone za okresy kilkudniowe (np., co 10 dni) powinny być dokonywane chronologicznie z podziałem na poszczególne ?ni dokonania wpłaty lub wypłaty.
- Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następnie kasjer - skarbnik podpisuje raport kasowy ż przekazuje, jego oryginał wraz z dowodami kasowymi do Zarządu Diecezjalnego Akcji Katolickiej w Lublinie sukcesywnie za dany okres, za m-c najpóźniej do 3 dnia m-ca po miesiącu, z którego sporządzono raport.
9) Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
10) Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.
11) Kasjer - skarbnik może przechowywać w kasie gotówkę do wysokości 1000 zł. Nierozdysponowaną kwotę ponad w/w stan należy przekazać na konto Zarządu Diecezjalnego Akcji Katolickiej w Sandomierzu.
12) Środki pieniężne w kasie oraz dowody przychodowe i rozchodowe winny być przez kasjera- skarbnika zabezpieczone i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
13) Dowodami wewnętrznymi będą sporządzone dokumenty umowy. Umowy mogą obejmować także zdarzenia gospodarcze jak: umowa podnajmu lokalu lub umowa zlecenie lub o dzieło za wykonywaną pracę.
14) W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.
15) Rachunek bankowy
Konto bankowe posiada Zarząd Diecezjalnego Instytutu Akcji Katolickiej w Banku PKO SA Oddział w łodzi.
Nr rachunku:
Oddziały Akcji Katolickiej winny nadwyżki środków pieniężnych w kasie dla bezpieczeństwa odprowadzać na konto Zarządu Instytutu AK.
Ze zgromadzonych środków oddziały mogą korzystać w formie pobierania gotówki z kasy zarządu lub formy bezgotówkowej regulując przelewami swoje zobowiązania za dokonane operacje gospodarcze.
16) Środki trwałe - zakup i ewidencja
Zakupu środków trwałych dokonuje się przez Zarząd Diecezjalny Instytutu Akcji Katolickiej w Sandomierzu.
Zakupione środki trwałe powyżej 2500 zł objęte są odrębnymi przepisami i do tych środków stosuje się stawki amortyzacyjne - umorzeniowe.
Środki trwałe poniżej ww. kwotę w momencie zakupu umarza się w l00% i ujmuje w książce ewidencyjnej środków trwałych umorzonych w 100% ujmując takie dane jak:
- liczbę porządkową
- nr dokumentu zakupu
- wartość i ilość
- miejsce przekazania.

Umowy zlecenia nie podlegające ubezpieczeniu
1) Pracownik jest zatrudniony w innym zakładzie pracy na cały etat i nie jest w tym czasie na urlopie bezpłatnym.
2) Umowa zlecenie zawarte jest na okres krótszy niż 15 dni (czyli 14 dni bez wyłączenia niedziel i świąt) i przerwa musi być dłuższa niż 60 dni (umowy zlecenia są sumowane).
3) Umowy zawarte z osobą prowadzącą działalność gospodarczą.
4) Umowa z osobą przebywającą na urlopie wychowawczym nawet wtedy, gdy umowa zawarta jest na dłużej niż 15 dni, chyba że osoba wyrazi chęć ubezpieczenia.
5) Umowa zawarta z emerytem lub rencistą, chyba że emeryt lub rencista zechce być ubezpieczony na swój wniosek - dotyczy tylko umów powyżej 15 dni.
6) Umowy o dzieło nie są objęte obowiązkiem ubezpieczenia (przedłużona umowa po 14 dniach, a nie minął okres 60 dni, należy zgłoszenie zawieźć do ZUS).

Umowy zlecenia podlegające ubezpieczeniu
1) Umowa zawarta na okres dłuższy niż, 15 dni:
- składka po połowie - Zakład - Pracownik: na fund. Emeryt. 9,76%, rentowy 6,5% Natomiast na fundusz chorobowy sam pracownik 2,45%. Ponadto na ubezpieczenie zdrowotne 7,5% z podatku pracownika. Na fundusz wypadkowy 2,03% przez samego pracodawcę oraz 3% na Fundusz Pracy.
- Fundusz gwarantowanych Świadczeń zawieszony do 06.99r.
2) Suma umów obowiązuje jeżeli przerwa między umowami jest krótsza niż 60 dni.
3) Umowy zlecenia zawarte z własnymi pracownikami:
- składka tylko 7,5% z podatku pracownika bez względu na okres zawarcia umowy.
4) Osoba zawierająca umowę zlecenie na co najmniej 15 dni ma obowiązek wypełnić druk ZUS-S-45 (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby wykonującej umowę agencyjną lub umowę zlecenia). Na podstawie danych z tego druku ustała się obowiązek ubezpieczenia lub brak tego obowiązku.
5) Umowa z emerytami lub rencistami zawarta na okres dłuższy niż 15 dni na wniosek emeryta lub rencisty (druk S-54) - składka wynosi jak w pkt. 1 nie płaci się natomiast 3% na Fundusz Pracy.

Uwaga: każdej osobie, z którą zawiera się umowę na dłużej niż 15 dni, należy dać do wypełnienia druk S-54.

Uzupełnienie:

1.Dokumentacja

1.1. Przychody:

1.1.1. Środków pieniężnych:

1.1.1.1. Gotówka przyjmowana do kasy podlega zaewidencjonowaniu w RK ? raporcie kasowym za dany miesiąc lub kwartał względnie w księdze ? głównej na podstawie dokumentu KP ? kasa przyjmie.

1.1.1.2. Przyjęte środki na rachunek bankowy podlega zaewidencjonowaniu w księdze ? głównej na podstawie otrzymanych przelewów lub innych dokumentów bankowych załączonych do wyciągu w rachunku bankowego.

1.1.2. Zapasów np. książek lub innych poza materiałami biurowymi, podlegających zaewidencjonowaniu w księdze głównej na podstawie obcych rachunków uproszczonych, jeżeli dokonano zakupu w jakiejkolwiek jednostce poza oddziałem innej parafii lub poza Zarządem Diecezjalnego instytutu Akcji Katolickiej Archidiecezji Łódzkiej. Nabycie książek lub innych materiałów w ramach Akcji Katolickiej Archidiecezji Łódzkiej jest traktowane jako odpłatne przekazanie na podstawie dokumentu KP ? kasa przyjmie wystawionego przez Oddział lub Zarząd Diecezjalnego Instytutu Akcji Katolickiej otrzymującego gotówkę.

1.2. Rozchody:

1.2.1. Środków pieniężnych:

1.2.1.1. Gotówka rozchodowana z kasy podlega zaewidencjonowaniu w RK ? raporcie kasowym za dany miesiąc lub kwartał względnie w księdze ? głównej na podstawie otrzymanych obcych rachunków uproszczonych, rozliczenia kosztów podróży, listy płac, KW ? kasa wypłaci lub innych dokumentów, za wyjątkiem paragonów. Jeżeli gotówka jest wypłacana na jakikolwiek zakup w ramach Diecezjalnej Akcji Katolickiej, w tym między oddziałami rozchód dokumentuje się KP ? kasa przyjmie, wystawionym przez Oddział lub Zarząd Diecezjalnego Instytutu przyjmujący gotówkę.

1.2.1.2. Środki pieniężne rozchodowane z rachunku bankowego podlegają udokumentowaniu przelewem lub innym dowodem bankowym oraz zaewidencjonowane w księdze ? głównej

1.2.2. Zapasów materiałowych np. książek podlegają zaewidencjonowaniu w księdze ? głównej na podstawie rachunku uproszczonego wystawionego przez oddział dla osoby kupującej a jeżeli rozchód jest dokonywany w ramach Oddziałów lub między Oddziałem i Zarządem Diecezjalnego Instytutu na podstawie KP ? kasa przyjmie oddziału przyjmującego gotówkę za wydany odpłatnie materiał.

1.3. Każdy dokument rozchodu środków pieniężnych przed wypłatą powinien być opisany w sposób określający przeznaczenie wydatku, mieć stwierdzenie skarbnika, że jest prawidłowy pod względem formalno-rachunkowym i akceptację prezesa.

2. Ewidencja

2.1. Przychody i rozchody środków pieniężnych w kasie ewidencjonowane są na bieżąco w RK ? raporcie kasowym zamykanym miesięcznie lub kwartalnie i łączne obroty, z podziałem na kwoty do zaksięgowania na poszczególne konta wprowadza się do księgi ? głównej w dniu 30 danego miesiąca lub kwartału.

2.2. Inne niż kasowe operacje ewidencjonuje się w księdze głównej prowadzonej w dowolnym wielokartkowym skoroszycie z ponumerowanymi stronami lub na żurnalu amerykańskim wg wzoru:

2.3. Symbole kont mogą być stosowane, lecz nie jest to konieczne. Ilość i nazwę kont należy dostosować do własnych potrzeb. Podane symbole i nazwy kont stanowią możliwe do wykorzystania przykłady. Szerokość pionowych rubryk we wskazanym układzie księgi ? głównej należy dostosować do własnych potrzeb tak, aby podawane treści i kwoty były czytelne. Każdy dokument wpisany do RK ? raportu kasowego i księgi ? głównej powinien mieć koleiny numer: w raporcie kasowym: np. RK nr 1, pozycja 1, darta ......, natomiast w księdze ? głównej: np. str. 1, poz. 1, data ..........

3. Preliminarz budżetowy i sprawozdanie.

Preliminarz budżetowy powinien obejmować przewidywane a sprawozdanie finansowe wykonane wielkości działalności oddziału w następującym układzie:

3.1. Przychody:

3.1.1. Wpłacone składki członkowskie,

3.1.2. Darowizny z publicznych źródeł,

3.1.3. Darowizny od osób fizycznych,

3.1.4. Sprzedaż towarów lub produktów,

3.1.5. Inne

3.1.6. Razem

3.2. Wydatki:

3.2.1. Przekazana pomoc osobom fizycznym i prawnym,

3.2.2. Wynagrodzenie brutto z umów o pracę,

3.2.3. Wynagrodzenie brutto z umów zlecenia, o dzieło lub innych,

3.2.4. Inne wydatki:

3.2.4.1. Organizacyjne: np. druki, koszty różnych spotkań, wykładów itp.

3.2.4.2. Organizowanych wycieczek, pielgrzymek itp.

3.2.4.3. Na potrzeby kościoła

3.2.4.4. Różne

3.2.4.5. Razem inne wydatki

3.2.4.6. Razem

3.3. Środki trwałe:

3.3.1. Nakłady inwestycyjne,

3.3.2. Stan środków trwałych o wartości wg cen nabycia powyżej 2 500. 00 zł tańsze środki trwałe należy traktować jako koszty zakupu materiałów

3.4. Pracownicy, członkowie, woluntariusze:

3.4.1. Stan na 31.XII. osób zatrudnionych dla których jest to główne miejsce pracy, z podziałem na kobiety i mężczyzn.

3.4.2. Przeciętna liczba w ciągu roku.

3.4.3. Liczba woluntariuszy (osoby nie będące członkami Akcji Katolickiej współpracujące bezpłatnie).

3.4.4. Procentowy udział wartości pracy woluntariuszy w ogólnej wartości pracy Oddziału.

3.4.5. Liczba członków Oddziału na 31.XII. danego roku.